Passo a Passo: Sugestões e Dicas Resumidas para Implantação do ERP TEE
Content
? A implantação de um ERP, pela primeira vez na Empresa, pode requerer modificações profundas em sua administração e algum tempo para definição da utilização plena de todas as ferramentas disponíveis.
É aconselhada a leitura, não apenas dos textos disponibilizados nas bibliotecas do ERP, abaixo relacionados, como estudos aprofundados na internet e outros sobre os métodos e processo de cada setor da própria empresa.
Será conveniente que o usuário leia integralmente este texto ainda que seja incumbido de apenas de parte dos recursos do ERP.
Instalação do Software
? O software deverá ser instalado em todos os computadores que forem utilizá-lo completa ou parcialmente. Só instale-o no Servidor se este for utilizá-lo.
Para instalar em um dos computadores dê 2 cliques no arquivo ‘Setup_ERP-TE_Essencial.exe’ que se encontra no CD ou que foi baixado do Site e siga as instruções do Setup.
Ao abrir cada software tenha o pen drive alojado em uma porta do computador ou (preferivelmente) em porta compartilhada da rede (preferivelmente no servidor).
O pen drive da Versão Empresa deverá estar alojado em porta compartilhada da rede para liberar o acesso a todos os demais computadores da rede (sem limite).
Configurações Iniciais
? As principais configurações iniciais da Versão Empresa são:
» Senhas de Abertura: para configurar as senhas de cada usuário será necessária a senha do Administrador, portanto somente ele que deverá configurar a ‘senha’ inicial para cada ‘usuário’. Após definida a senha o usuário poderá redefinir sua própria senha.
» Será possível configurar para cada usuário seu arquivo e Atalho Padrão.
Na Página de Abertura > Menu Ferramentas > Salvar como/Backup BDs, carregue os bancos na planilha e lance-os na rede em diretório compartilhado para cada usuário.
Cada usuário poderá também trabalhar com seus próprios bancos de dados e eventualmente enviar o arquivo a algum interessado.
» Cabeçalhos e Rodapés da Planilha
Na Página de Abertura > Expediente > Cabeçalho das Planilhas será possível configurar Logotipo, Nome da Empresa de todas as planilhas a serem impressas.
» Se necessário configure diferentes cores para os formulários (Página de Abertura > Configurações > Cores);
Os Cadastros e Registros
? Quanto mais dados estiverem cadastrados nos bancos de dados, menor será o trabalho ao longo do tempo.
Há, no Menu Expediente acesso ao formulário “Atalhos Comuns – Cadastramentos (F6), com atalho a vários cadastros que poderá facilitar o trabalho no caso de uma pessoal ficar incumbida pelos cadastramentos.
Formulários principais de cadastro:
- Normas Técnicas Internas;
- Cadastro Obras;
- Cadastro Fornecedores;
- Cadastro do Pessoal;
- Cadastro dos Negócios;
- Clientes & Parceiros Comerciais;
- Favoritos;
- Catálogo Geral;
- Equipamentos;
- Lembretes;
- Licitações / Faturamento;
- Contratações;
- Bens Patrimoniais;
- Ferramental padrão para início das obras;
- Etc.
Uma preciosidade chamada Plano de Contas.
? O Plano de Contas, juntamente com os Cadastros, formam uma ferramenta que minimiza ou quase abole os posteriores trabalhos de digitação e redigitação de dados.
Plano de Contas é uma relação classificada de insumos (materiais, equipamentos, mão de obra e impostos) acessada por praticamente todos os formulários do Suprimento, do Financeiro e outros setores, com teclas de copiar-colar dados para lançar nomes, unidades e códigos rapidamente nos formulários recebedores.
O Software disponibiliza um Plano de Contas elaborado com base nos insumos do SINAPI (Orçamento) mas sugere que a empresa use ou crie o seu próprio plano de contas com os itens mais utilizados.
Matérias Abordadas
? Requerem-se, para operação do ERP conhecimentos mesmo que rudimentares em Windows e no assunto que se pretende controlar.
O ERP-TEE (ERP Técnico EngWhere Essencial) disponibiliza matérias úteis sobre esses assuntos, porém como uma visão complementar ao usuário e não para esgotá-los ou ser última palavra.
São recomendadas as seguintes leituras / análises, sobre as matérias de que trata o software:
Cadeia de Suprimentos / Financeiro
? Na Página de Abertura, clique no Menu Ajuda > Atalhos / Tours e ao abrir diversas vezes nos botões “Tour pela Logística” e “Tour pelo Software”.
As sequencias de apresentação serão basicamente as mesmas (tanto da Logística quanto do ERP):
» A obra ou outro órgão requisita os materiais ao Setor de Compras ou de Suprimentos (usa o formulário RMs);
» O Setor de Compras (se necessário) emite a Solicitação de Cotação (ao fornecedor) e gera o Quadro Comparativo (formulários SCs e QCs).
» Concluído o processo de cotação sua continuidade poderá exigir a aprovação da Diretoria (esta tramitação deverá ser acordada internamente entre os envolvidos, pois não há formulário próprio para isso).
Há campos em cada formulário para ‘aprovação’ e Anotações / Observações que poderão detalhar a respeito.
» Concluído o processo de cotação de preços é emitido e enviado o Pedido de Compra ao fornecedor (no software PDs).
? NOTA: Todos os documentos em poder de ambas as partes são “documentos legais” da compra, porém o ‘Pedido de Compra’ é tido como “intenção de compra” e seu cancelamento dificilmente poderá ser feito unilateralmente, mormente após a NF emitida.
Como os pedidos de compra balizarão as notas fiscais e, em muitos casos, substituirão os contratos de fornecimento, não poderão deixar de considerar:
» A especificação e quantificação correta dos materiais / serviços adquiridos:
» Os critérios de fornecimento negociados: prazo de entrega, condições de pagamento, local de entrega, carga, transporte, seguro, impostos (todos), inclusive CIF, FOB, etc.
» A forma de preenchimento da Nota Fiscal, com observações como: ” O Número deste Pedido de Compra deverá constar no corpo da NF” e outras.
Orçamento de Obra:
? Não deixe de ler em Engenharia > Biblioteca > Thesaurus do EngWhere > O Orçamento de Obra.
O texto poderá ser útil para quem pouca experiência de orçamento de obra.
Dica: leia tudo a respeito do BDI que se encontra na Biblioteca e/ou na Revista EngWhere, possivelmente as melhores fontes para se inteirar sobre este assunto.
Planejamento de Obra:
? O Planejamento de Obra sistematizado é um processo custoso e que, dependendo do grau de detalhamento escolhido irá envolver praticamente todos os departamentos da empresa.
» É importante, para definir seu escopo – que deverá ser idêntico para todas as obras da empresa, assim como para a Matriz – a leitura dos textos em Engenharia > Biblioteca > Thesaurus do EngWhere > Planejamento de Obra e Sumário do Planejamento de Obra.
» Nem todas as ferramentas disponibilizadas no Planejamento (como no Controle de Manutenção a seguir) são obrigatórias para a elaboração do planejamento completo. A Empresa deverá predefinir as que mais lhe interessar.
Sistema de Manutenção
? Leia em Expediente > Normas Técnicas Internas > Manutenção. (todos os itens), sugestões de como implantar um sistema de acompanhamento e controle de manutenção nas empresas. A matéria é vasta e esta não esgota o assunto.
O controle é feito com base nos Planos de Manutenção de cada equipamento e será incumbência da empresa elaborar seus próprios planos.
O Software dispõe de alguns planos já lançados, porém, devido à quantidade de tipos de veículos e equipamentos, de marcas, de modelos, de ano de fabricação de cada um deles, será difícil que algum dos planos existentes possa ser utilizado na íntegra.
» Os planos de manutenção deverão ser elaborados com base nos catálogos dos fabricantes, entregues a ocasião da compra.
» Dicas para elaborar um plano de manutenção:
Periodicamente alguns serviços pequenos de manutenção deverão ser feitos em cada equipamento (por exemplo verificação de pastilhas de freios, troca de óleo, troca de filtros, etc.). Serviços maiores deverão ser feitos em prazos mais longos (por exemplo, troca dos amortecedores, troca de velas, alinhamento da direção, balanceamento de pneus, etc.).
Finalmente serviços maiores deverão ser feitos em longos períodos (revisão do motor, troca do sistema de freio, troca de cabos elétricos, etc.). Chamemos estes planos, respectivamente de Plano A, Plano B e Plano C.
Para que o controle possa funcionar todos os serviços de cada plano deverão ter idêntico período e data. E os períodos dos planos seguintes deverão ser múltiplos do anterior de forma que quando o equipamento for enviado à oficina para ser feito o Plano C, estarão vencendo também o Plano B e o A. Neste caso a revisão será completa. Quando for feito o Plano B será hora de se fazer também o Plano A.
Intercâmbio, Troca e Distribuição dos Dados entre os Formulários
? O intercâmbio de dados é feito pela apresentação de várias planilhas com outros assuntos, dentro de um formulário que receberá os dados. Para abrir a planilha fornecedora é necessário clicar na imagem grande inferior ou nos botões de importação (geralmente com uma seta à esquerda).
A planilha com o Plano de Contas é a que mais se disponibiliza, também as planilhas dos cadastros.
Por exemplo, o formulário Fluxo de Caixa, que recebe dados do:
- Plano de Contas;
- Pedidos de Compra;
- Contas a Pagar;
- Recibos;
- Dados do arquivo “…\Office\Exportar_Fluxo_de_Caixa.xls” do Excel;
- Clientes e Fornecedores (na Planilha);
- Datas do Calendário na Planilha (coluna data);
- Funcionários (nos lembretes);
- Automatismo nas colunas Classificação, Forma de Pagamento, Situação, etc.
A intenção é que a digitação não ocorra, ou que seja a mínima possível.
? Para troca de dados entre as obras e matriz os arquivos deverão ser enviados por e-mail. Por exemplo, a obra emite a RM (requisição de material para compra) e envia o arquivo de RM para o setor de Compras. Após a aprovação (com o arquivo contendo o pedido enviado à Diretoria) o Setor de Compra envia o Pedido (impresso) ao fornecedor e o arquivo ao Contas a Pagar para processar o pagamento. O ERP dispensa o uso de nuvens ou servidores alugados da internet, a despeito das vantagens (e dos custos) que esta solução permite.
? Para os relatórios periódicos da empresa, a maioria dos formulários contém a ‘orelha’ engloba arquivos de várias obras em um único, próprio, inclusive, para gerar o Relatório Mensal (Menu Planejamento > Gerador de Relatórios Periódicos)
Ferramentas de Caráter Geral / Atalhos Comuns
? Alguns recursos são comuns a mais de uma seção. Por exemplo:
» Os Atalhos comuns:
* Menu Expediente > Cadastramento.
Trata-se de agrupar em um único formulário vários cadastros para facilitar o trabalho no caso de uma pessoal ficar incumbida por alguns deles.
* Menu RH > Gestão da Qualidade e Gestão da Empresa.
Embora o software disponha de diversas ferramentas sobre estes assuntos (pertencentes a outras seções) não há um menu específica para eles.
Os atalhos comuns prestam-se para agrupar estes assuntos simulando as Seções Gestão da Qualidade e Gestão da Empresa.
· Atalhos Comuns > Sisman
Agrupa atalho de outras seções que também poderão fazer parte do Controle de Manutenção.
» As Agendas e Bibliotecas São diversos formulários de Agendas e Bibliotecas, alguns redundantes (em função das seções que servem).
Mesmo as bibliotecas com textos já lançados destinam-se aos acréscimos e edições do Usuário:
- Expediente > Normas Técnicas Internas.
- Cadeia de Suprimentos > Cadastro de Fornecedores.
- Financeiro > Clientes e Parceiros Comerciais.
- RH > Cadastro do Pessoal.
- Engenharia > Biblioteca da Revista EngWhere.
- Engenharia > Dados em Tabelas / Tabelas Técnicas.
- Sisman > Cadastro Equipamentos e Planos.
- Utilitários > Agendas > Agendamento.
- Utilitários > Agendas > Multiusuários.
- Utilitários > Agendas > Calendário > Apontamentos e Tarefas.
- Utilitários > Banco de Imagens.
- Utilitários > Biblioteca de Assuntos Gerais do Usuário.
» Ferramentas diversas
· Os formulários Relatório Mensal, CheckList, Todos os de Engenharia e dos Utilitários, auto-explicativos, deverão ser analisados um a um para verificação de sua serventia e das seções a que destinam.
· Formulários como Planejamento > Neopert são multifuncionais a critério do usuário (e de sua imaginação). Pode-se dizer que os 10 (dez) exemplos existentes poderão ser 10 (dez) importantes ferramentas de planejamento, controle, manutenção, etc.
Utilitários: Atalhos aos BDIs
? Uma importante ferramenta do ERP_TEE são os Atalhos aos BDs. Neles será possível configurar os bancos de dados que serão carregados na abertura de cada formulário.
A configuração permanecerá salva ao fechar o software.
» No formulário há um botão que faz o “Backup das Configurações” para o caso de serem salvos atalhos no Servidor e este estiver desligado ao ser aberto o software do Usuário. No caso de ser perdida então a Configuração o botão irá restabelecê-las.
» Alguns bancos de dados de uso específico local não dispõe de atalhos, no entanto poderão ser também lançados no servidor e carregados manualmente (da forma habitual, através do gerenciador do Windows).
Dicas de Operação (Familiarização Rápida)
? A melhor sugestão para operação dos comandos do ERP é que seja feito o estudo completo e detalhado de pelo menos um formulário do software (o Pedido de Compras, por exemplo) e seguir o mesma linha de raciocínio para os demais que são muito parecidas entre si.
» Sugerimos para a familiarização rápida do EngWhere o seguinte roteiro (além do Manual impresso e deste resumo):
a) Perca alguns minutos com um dos roteiros dos Demos Animados (disponíveis completos no CD de Instalação e parcialmente no Site);
b) Use a Ajuda:
- O Texto Completo da Ajuda (botão ‘Imprimir tudo’) que corresponde ao manual de operação.
- Para dúvidas específicas (ou Ajuda On-line): tecle F1 ao abrir cada formulário;
- Outras seções Passo a Passo da Ajuda.
c) Dicas
- Botão dicas na barra de menus (clique seguidamente) – Importante: contém as regras de lançamento da Página Principal;
- Dicas do dia;
- Dicas da Ajuda.
d) Leia o Manual do Usuário.
e) Dispense:
- Embora seja possível imprimir o Texto Completo da Ajuda (na própria Ajuda) ou o Manual sugerimos dispensar este procedimento;
- Caso resolva imprimir escolha as páginas que mais lhe interessam.
» Rapidíssimas (que podem valer pela Ajuda)
· Coloque o ponteiro do mouse sobre os comandos para ver suas funções.
· Em especial veja o vídeo Orçando em 2 Minutos.wmv (2:09 min).
· Clique no botão Dicas (com uma lâmpada) em alguns formulários para exibir dicas e desenhos sobre as matérias da página
Recursos de Pessoal para Utilização Plena de um ERP
? Alguns recursos deverão ser centralizados para seu melhor funcionamento, por exemplo:
» As alterações no Plano de Contas ser ficar sobre a responsabilidade de um único funcionário que recebe as sugestões dos usuários, corrige os bancos e redistribui aos envolvidos.
» Somente ao Setor de Suprimento deverão ser encaminhadas as requisições de materiais. No caso de haver comprador na obra as cotações deverão ser encaminhadas ao Setor de Suprimento para completá-las e aprová-las.
» Pelo menos 1 funcionário ou um setor deverá ficar incumbido pelos planejamentos e acompanhamento das obras e do escritório central. Para o acompanhamento do planejamento os diversos setores deverão ser orientados pata contribuir com as informações de faturamento e despesa. Serão importantíssimas as informações de saldo mensal do almoxarifado, entrada e saída no contas a pagar, caixinha de obra, pedidos de compra realizados, contratações, medições dos serviços, etc.
» Idem com o Setor de Manutenção, para receber as partes diárias dos equipamentos e processar os controles.
Tópicos da Ajuda (Leitura Mínima)
? A leitura dos itens a seguir é obrigatória:
01.01. Instruções e Regras Gerais;
01.03. Comandos Principais (comuns);
01.07. Familiarização Rápida (2 caminhos);
02.01. Instalação;
02.03. Pen drives;
02.05. Instruções ao TI / Administrador do Sistema;
12.13. Dicas resumidas (este texto);
20.02. Atalhos aos BDs Padrão.
